Dokumentacja dotycząca wyjazdów na konferencje:

• Wystąpienie o zgodę na wyjazd za granicę do Dyrekcji Instytutu, które powinno być złożone co najmniej na 2 tygodnie przed wyjazdem i powinno zawierać:
  • nazwę sympozjum-konferencji (kserokopię programu)
  • tytuł doniesienia (referatu, posteru)
  • warunki płatności podróży, wpisowego, hotelu, diet pobytowych i ubezpieczenia
• skierowanie na wyjazd za granicę
• oświadczenie o ubezpieczeniu.

Dokumentacja na wyjazdy badawcze krótkoterminowe:

• Wystąpienie o zgodę na wyjazd (z akceptacją kierownika Zakładu) do Dyrekcji Instytutu, które powinno zawierać: zaproszenie, warunki płatności (podróż, diety pobytowe, hotel, ubezpieczenie)
• skierowanie na wyjazd,
• oświadczenie o ubezpieczeniu.

Dokumenty na wyjazdy w ramach wymiany bezdewizowej:

• Wystąpienie o zgodę na wyjazd za granicę do Dyrekcji Instytutu, które powinno być złożone na co najmniej 6 tygodni przed wyjazdem i powinno zawierać: warunki płatności podróży, ubezpieczenia, diety dojazdowej
• skierowanie na wyjazd (PAN)
• oświadczenie o ubezpieczeniu
• "Application"
• Wszystkie faktury i rachunki powinny być wystawione na adres Instytutu, zob. dokument

Wyjazdy do 30 dni pobytu realizowane są w ramach delegacji; powyżej 30 dni - w ramach urlopu bezpłatnego lub wypoczynkowego. Na wyjazdy powyżej 30 dni należy złożyć dodatkowy formularz z potwierdzoną przez Dział Kadr informacją o urlopie. Pracownicy Instytutu wyjeżdżający służbowo za granicę na okres powyżej 30 dni są zobowiązani do rozliczenia się z książek i czasopism wypożyczonych z Biblioteki IMDiK. (druk potwierdzenia rozliczenia)

Każdy pracownik Instytutu wyjeżdżający służbowo za granicę jest zobowiązany złożyć sprawozdanie w ciągu 7 dni po powrocie do kraju. Dotyczy wyjazdów (naukowo-badawczych), na które pracownicy są delegowani przez Instytut, niezależnie od sposobu finansowania.

Wszystkie sprawozdania, oprócz danych formalnych, jak:

• pełna nazwa placówki zagranicznej (w jęz. angielskim)
• termin pobytu
• sposób finansowania

powinny zawierać opis merytoryczny prowadzonych badań lub szkolenia.

Wielokrotne wyjazdy do tej samej placówki zagranicznej nie zwalniają z obowiązku składania sprawozdań z każdego pobytu. Pracownicy przebywający na długoterminowych stażach zagranicznych zobowiązani są do składania sprawozdań pod koniec roku kalendarzowego.

Zaliczki pobrane na wyjazd powinny być rozliczone do 2 tygodni po powrocie z zagranicy (rozliczenie wyjazdu).